Cada día se hace más prioritario que la gestión en las organizaciones se realice por proyectos. Hoy es viable y eficaz tercerizar los servicios de Gestión de Proyectos: una de las más poderosas herramientas empresariales.

Con la conectividad, el mundo digital y la globalización, las empresas viven en una contínua transformación para cumplir estándares más exigentes de competitividad, calidad, agilidad de gestión empresarial y de talento humano. En este contexto surge, como “anillo al dedo”, la utilidad de gestionar las actividades empresariales e implantar una cultura organizacional en torno a la Gestión de Proyectos.

En Proyecto Ítaca resaltamos 10 puntos clave sobre la importancia actual de la GP:

1. Límites y alcances definidos

Permite tener alcances muy bien definidos, establecer necesidades y delimitarlas para poder darle la atención debida a las necesidades específicas planteadas en el alcance de un proyecto. Esto permite que se atiendan de forma exacta, en un tiempo determinado, con un presupuesto establecido y un recurso o equipo de trabajo específicos. Se trata más que de establecer límites a las necesidades, al tiempo en que se van a atender y al presupuesto necesario.

2. Calidad a necesidades específicas

En la Gestión de Proyectos se le da transversalmente mucha calidad a la atención de esas necesidades porque se atiende las necesidades específicas, se asigna personal destinado tiempo completo o medio tiempo a atender a esas necesidades en el marco de un proyecto definido. Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.

3. Compromiso de altas directivas

Al establecer un proyecto, resulta fundamental comprometer a las altas directivas para que el proyecto tenga los recursos necesarios no solamente en talento, sino en presupuesto. Un proyecto sin compromiso de la alta gerencia está destinado al fracaso. Esa es una de las funciones de la gerencia de proyectos: lograr ese compromiso de las altas directivas.

4. Habilidades blandas

En proyectos, sobre todo de gran magnitud, son esenciales las habilidades blandas del gerente de proyectos, es decir, su relacionamiento, su trato con las altas directivas, el equipo asignado para el proyecto por parte de la organización, los stakeholders a todo nivel, la gerencia media y el usuario final. Resume lo relacionado con la gestión y el gerenciamiento a todo nivel, por tanto es supremamente importante en proyectos de alta envergadura.  En pocas palabras, estamos hablando de la capacidad de tener una comunicación fluida y asertiva, así como de establecer un cumplimiento estricto de compromisos y entregables, y la entrega de los reportes debidos a la alta gerencia. Todo se engloba en excelente relacionamiento.

5. Maximiza la capacidad de la organización

Una buena Gestión de Proyectos consigue más a un menor costo e identifica todas las responsabilidades funcionales para que se cumpla la misión de la compañía; esto último gracias a que se asegura de que todas las personas de la empresa conozcan a fondo sus responsabilidades. La GP también también se encarga de buscar e implementar posibles mejoras en los procesos, para ahorrar costos y tiempos.

6. Aprendizaje de lecciones pasadas

Mediante una correcta Gestión de Proyectos se crea un “know how”, que hace que la organización pueda usar las lecciones aprendidas en los fracasos o errores del pasado en la planeación de los proyectos hacia delante.

7. Comunicación y sinergia

Puesto que aporta en la coordinación de recursos internos y externos, la Gestión de Proyectos fomenta que se creen sinergias entre las distintas áreas y que, por ejemplo, se transfieran conocimientos. Así también logra tener una visión de conjunto para mejorar la comunicación interna y analizar la verdadera capacidad del equipo.

8. De cara al cambio y cálculo de riesgos

Sus herramientas de planificación hacen posible la capacidad de flexibilidad y adaptación frente a los cambios, cada vez más impredecibles. Además de que permite identificar, oportunamente, riesgos y problemas para diseñar las acciones a seguir en cada situación.

9. Foco en el cliente

La GP pone el foco en donde debe ser: el cliente. Esta visión cliente-centrista se hace más directa y detallada gracias a que el jefe de proyectos es el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización.

10. Tercerización de proyectos

Finalmente, es esencial tener en cuenta la tercerización como la mejor forma de atender las necesidades organizacionales que surgen para atender un proyecto, en cualquier ámbito, sea el tecnológico o el de procesos, de talento, aspectos sociales, etc. La tercerización en gerencia de proyectos es transparente al core de la organización. Cuando se gesta el proyecto y es gerenciado por personal interno, muchas veces se crean vicios y el mismo gerente del proyecto comienza a mezclar su tiempo de asignación de actividades habituales con la gerencia de proyectos. Eso hace que se vaya desfasando el proyecto en todos los aspectos: alcance, tiempo, presupuesto, etc. Con la tercerización hay un gobierno definido para el proyecto con claridad en sus funciones y sobre todo que puede exigir y reportar a la alta gerencia si las cosas no van marchando bien.

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