A quien asume el reto de liderar un proyecto, se le otorgan responsabilidades grandes; su temple se pone a prueba con decisiones que se deben tomar rápidamente, bajo presión y que marcan un rumbo definitivo al unir el talento del equipo, el buen desarrollo de lo planeado y la sagacidad de quien dirige, para enfocar esfuerzos en la consecución del objetivo visionado.

Mi experiencia en este tema, conoce de la sabiduría popular que existe sobre el oficio de dirigir un proyecto y el compromiso de todo un equipo, de cumplir con lo acordado en el tiempo límite y con el presupuesto establecido. De esta manera comprendí que en mi trabajo, existen aún mitos sobre la labor que he desempeñado durante mis años gestionando proyectos:

Mito 1: El Gerente de Proyecto es una figura inútil, que posiblemente no hace nada importante y del que probablemente se podría prescindir, porque no es experto en los temas específicos del proyecto

Verdad: Es imprescindible. Un proyecto, sin importar el sector al que pertenezca, es un rompecabezas donde las piezas no sólo deben ponerse en el lugar correcto, sino también en el momento preciso, lo que hace más difícil llevar a buen fin el proyecto. A esto se le suma la selección de la cantidad de personas adecuadas en cada función; todo esto debe hacerse con el presupuesto aprobado sin incurrir en sobre costos.

Mito 2: Solo pedimos un requerimiento pequeño adicional. No hace falta aprobación formal ni control de cambios.

Verdad: Este pequeño requerimiento afecta al proyecto en tiempo y dinero encontrando a las personas trabajando en actividades no autorizadas. Debemos ser muy estrictos en la definición del alcance, en qué incluye y qué no el proyecto. Estos requerimientos fuera de límite afectan los tiempos y no dejan avanzar de la manera planeada. Por esta razón, debemos lograr que todos los requerimientos queden registrados en la planeación y no permitir cambios no controlados (gestión de cambios) durante el camino.

Mito 3: Siempre debemos confiar ciegamente en el juicio de expertos

Verdad: Debemos confiar, pero nuestra confianza no puede ser ciega. La labor del gerente de proyecto es en primer lugar, extraer información necesaria y en segunda instancia, verificar que la información sea precisa. Un buen ejemplo de esto es pedirle a un programador que proporcione una estimación del esfuerzo requerido para realizar una tarea. En algunos casos, los miembros del equipo se olvidan de incluir tareas que finalmente resultan en una proyección errónea.

Mito 4: Los Riesgos son problemas potenciales, si se presentan, tendremos obstáculos que afectarán el proyecto.

Verdad: Los riesgos son tanto negativos como positivos, incluyen amenazas y oportunidades que necesitan gestionarse proactivamente. Las oportunidades pueden ahorrar tiempo o dinero, mejorar el desempeño y ayudarnos a alcanzar objetivos. Las amenazas, si se perciben a tiempo, pueden no afectar el proyecto y convertirse en una lección aprendida. Por esto es tan importante la gestión oportuna de riesgos dentro del proyecto.

Mito 5: Debemos evitar que ocurran todos los riesgos identificados. Todo riesgo puede y debe ser evitado.

Verdad: No todos los riesgos pueden evitarse, algunas amenazas externas no las podemos controlar. A veces evitar es demasiado caro o lleva demasiado tiempo, así que debemos optar por estrategias tales como mitigar, transferir o aceptar el riesgo.

Mito 6: Los gerentes de proyecto deben tener experiencia técnica específica en el campo en que se desarrolla el proyecto, de lo contrario no serán efectivos en su rol.

Verdad: No se requiere ser un programador para dirigir un proyecto de desarrollo de software. Todo lo que se necesita es un entendimiento detallado del proyecto y tener fuertes habilidades de gerencia para llevarlo a buen término. La experiencia en el campo específico ayuda, pero no garantiza el éxito.

Mito 7: Se puede optimizar el personal dando a la gente múltiples roles y aún así lograr éxito en el proyecto.

Verdad: Muchas veces desempeñar múltiples roles es extremadamente confuso. Por ejemplo, si le pedimos al gerente de proyecto que sea un analista de negocios además de servir en su rol de PM, terminamos haciendo ambos papeles con deficiencia. Cada labor debe tener un experto que lo dirija.

Desmitificar el quehacer del gerente de proyecto permite entender que su labor es esencial en el resultado final, que encaminar un proyecto puede ser una carrera con obstáculos, pero una dirección consciente amplía la opción de alcanzar la meta de forma satisfactoria.

*Crédito de la imagen: Vector de fondo creado por dooder