La buena salud de las empresas, parte de una organización perfecta de los procesos administrativos, que permitan tener la tranquilidad de cumplir con todos los requisitos de ley, y de paso, dormir con la certeza que el esfuerzo por gestar una compañía transparente, se está cumpliendo a cabalidad.

En muchos casos, la necesidad de ahorro económico, de tiempo y esfuerzo, llevan a asumir responsabilidades para las que no estamos capacitados. Es necesario que desde el inicio, se trace como objetivo primario el conocimiento de los procesos que muestren la realidad de la compañía. Develar el estado del negocio, no solo es el resultado de sumar y restar ingresos y egresos; por ello, necesita conceptualizar el valor de una administración consciente, que es quizá una de las problemáticas que más influye en el fracaso de muchos negocios en el país. Todo proceso administrativo se compone de etapas que no son ajenas a cualquier empresa: planeación, organización, dirección y control.

Al igual que muchas políticas dentro de las empresas, el marco administrativo debe inscribir el conocimiento grupal, generando una alineación que decrete fiabilidad y respeto por la información interna, para de esta manera lograr la máxima transparencia en la relación trabajador/cliente.

Saber con qué recursos económicos, legales, personales y profesionales cuenta, le permitirá tener confianza en que las bases de su compañía son sólidas.  Con este conocimiento, podrá acceder (en caso de solicitarlo) a créditos bancarios con más facilidad, convocatorias, licitaciones o concursos de méritos.

Para ampliar el concepto de las funciones administrativas, le damos estas 5 recomendaciones  para que su empresa crezca en orden, y para evitarle dolores de cabeza en el futuro:

Mejor, todo documentado:

Lo que está escrito, es lo que vale. Deje consignado en textos estos procesos administrativos, para que cualquier persona de su compañía pueda entender cómo se está dirigiendo el tema. Cerciórese que todos se involucren y conozcan su función en el engranaje; incluso, cree una guía precisa para que cualquier trabajador que llegue a este departamento, entienda cómo se desarrolla el proceso. La interpretación de estos textos sirve como manual de acción en la toma correcta de decisiones.

La transparencia como objetivo:

La organización de documentos, dinero, y alineación de equipo, es un coctel ganador. La transparencia en los procesos le brindará seguridad y éxito. Un informe certero, le reflejará la verdad de su compañía. Siempre use datos verídicos en la contabilidad. Nunca se valga de falacias, esto lo llevará a perder el control y el rumbo.

Fechas exactas, decisiones clave:

El tener la información de la empresa de manera clara y a tiempo, lo llevará a tomar decisiones clave. Si a una fecha exacta se le suman circunstancias relevantes (cuánto dinero necesita en el mes completo para pagar nómina, pagar impuestos y proveedores, por ejemplo), puede salvaguardar la salud de la compañía con flujos de caja y estados financieros que serán una radiografía confiable. Así mismo, es recomendable tener un equipo alineado, que comprenda las responsabilidades fiscales que cada ente establece. De esta manera, es más fácil tenerlas en cuenta dentro de los informes o procesos administrativos para evitar posibles multas.

Liderazgo como ejemplo:

Capacítese, y haga lo mismo con su equipo de trabajo. El mundo avanza, y frecuentemente cambian las normas legales. Evite infringir la ley por omisión. También, póngase al día con el desarrollo de nuevas herramientas tecnológicas y académicas, que le permitirán almacenar y acceder a su información administrativa de manera rápida y segura.

Papeles de equipo en regla:

Siempre tenga documentos y datos actualizados tanto personales, como de su equipo. Contratos, cédula, tarjeta profesional, copia de RUT, certificación bancaria, certificados de estudio y laborales. No olvide, es muy importante contar con la debida autorización de manejo de datos personales, y para hacerlo con claridad ¡déjelo por escrito! Las entidades encargadas pueden exigirlos en cualquier momento; adicional a esto, le beneficia tener todo a mano si requiere presentarse a alguna convocatoria o concurso, dado el caso.

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